Slik jobber vi med våre prosjekter!

Event Management
Det som er viktig når vi skal planlegge et arrangement for dere er god planlegging av hele prosjektet. Det er viktig at vi fra starten blir enige om ansvarsfordeling, samt hvilke mål man har for arrangementet. Bare på denne måten kan vi sikre en god fremdrift, som igjen vil gi de ønskede resultater for dere som kunde. For oss er det viktig med en tett og god dialog med deg som kunde i prosessen, slik at du som kunde kan holde deg oppdatert på fremdriften. Vi har alltid en eller flere prosjektledere, som vil være ansvarlige for ditt prosjekt. Vi mener det er viktig at det er dedikerte personer som følger prosjektet fra den spede begynnelse til alt er gjennomført på en tilfredsstillende måte for deg. Etter hvert gjennomført prosjekt har vi en gjennomgang av prosjektet med våre kunder, slik at vi kan få evaluert alle deler av arrangementet.

Oppstartsmøte
Ethvert prosjekt av en viss størrelse krever at prosessen begynner med et oppstartsmøte med vår prosjektansvarlige tidlig i prosessen. Oppstartsmøtet skal danne grunnlag for at prosjektansvarlig skal ha et best mulig grunnlag for at prosjektet tilpasses kundens fokus og målsetninger, samt synliggjør selskapets verdier. Jo tidligere i planleggingen vi kommer inn, kan vi være med å forme prosjektet. Det er viktig at vi sammen med deg som kunde finner hvilke suksessfaktorer som var ved siste arrangement, slik at man kan dra nytte av dette og samtidig tenke nytt.

Prosjektutvikling
I denne delen av prosjektet utarbeides et prosjektforslag, hvor vi skisserer konkrete løsninger og ideer innenfor de kostnadsrammer som er skissert i oppstartsmøtet. Vi vil også legge frem forskjellige løsninger basert på de betingelser som er hos de forskjellige leverandører. Vi ønsker allerede i denne fasen av prosjektet å diskutere med dere som kunde hvilke konsekvenser forskjellige valg vil ha på sluttresultatet, og vi kan diskutere eventuelle tilpasninger, slik at man får dette avklart før man kommer for langt i prosjektet.

Detaljplanlegging
Vår erfaring er at det alltid vil dukke opp store og små detaljer underveis i et slikt prosjekt. For oss er det viktig at prosjektleder holder dere løpende orientert om dette, slik at man kan gjøre nødvendige tilpasninger underveis. Avhengig av prosjektets størrelse vil det fra tid til annen være nødvendig med et eller flere prosjektmøter i prosessen. På den måten kan også dere komme med gode innspill som vil være med på å sørge for at prosjektet blir en suksess. Under oppfølgingsmøter underveis vil også prosjektleder orientere om hvilke konsekvenser forandringene vil ha på den totale økonomien. Vi mener dette gir trygghet på at man får det forventede resultat.

Gjennomføring av arrangementet
De prosjektansvarlige i ditt firma skal under arrangementet kunne fokusere på det som er viktig, nyte eventet og bruke interne ressurser på den faglige delen av arrangementet. Vel vitende om at alt annet er ivaretatt av de prosjektansvarlige i TravelPro. Ingenting blir overlatt til tilfeldighetene og vår prosjektleder vil hele tiden være i tett dialog med de prosjketansvarlige hos dere.

Vi skal hele tiden være i kulissene, men likevel sørge for at det er du som kunde som frontes utad. Våre folk vil under arrangemener være til stede både i forkant og under selve arrangementet, uavhengig av hvor arrangementet finner sted. For oss handler det om til enhver tid å ligge i forkant av det som skjer slik at vi kan kvalitetssikre alle elementene i programmet.

Evaluering
Som nevnt i innledningen vår er vi svært opptatt av å gjennomføre en grundig evaluering av hvert eneste arrangement som vi gjennomfører. For oss er det viktig å finne ut hvordan vi kan bli bedre ved neste arrangement. 

Fullstendig og spesifisert kostnadsoversikt i henhold til de avtaler som er gjort i de innledende møter vil alltid følge med våre sluttoppgjør. Her vil vi også redegjøre for eventuelle kostnadsjusteringer som har kommet gjennom prosessen grunnet eksempelvis store valutaendringer eller nye avgifter